Áður en bókhaldi er skilað til uppgjörs er gott að vera búinn að stemma sem flesta lykla bókhaldsins af. Hér á eftir verður aðeins farið yfir nokkur atriði tengd dk fjárhagsbókhaldinu og undirkerfum þess.

Til að geta notað beinan innlestur bankahreyfinga þarf að vera með Bankareikningar í dk leyfinu. Bankakerfið gerir notendum dk kleift að halda utan um alla bankareikninga. Nú eru tvær leiðir fyrir bankaafstemmingu. Hægt er að vera í einingunni Bankareikningar, velja þar að sækja bankahreyfingar og nota svo töfluna afstemmingar til að jafna saman bankafærslum. Nú er einnig hægt að sækja bankahreyfingar beint í gegnum dagbók í fjárhag og jafna færslum saman þar. Leiðbeiningar fyrir báðar aðgerðir fylgja.

Um áramót standa fjölmörg fyrirtæki í vörutalningu. Eins og allir vita er ekki sama hvernig staðið er að talningum. Mikilvægt er að undirbúa talningu vel, standa vel að verki og síðast en ekki síst vinna rétt úr þeim gögnum sem verða til við talninguna. Undirbúningur að vörutalningu felur meðal annars í sér að nauðsynlegar bókanir (skráning á vörum inn og út af lager) hafi verið framkvæmdar, eldri óþarfa gögn (vörur) hreinsuð út, talningabækur stofnaðar, talningablöð prentuð út, talningasvæði (birgðageymslur) skipulögð o.þ.h., sjá til þess að allt sé klárt fyrir innlestur úr handtölvum.

Gæta þarf þess að ekki séu til neinir óprentaðir sölureikningar eða óuppfærðar sölupantanir þar sem þessar vinnslur taka magn af lager. Allir reikningar frá dk Pos kerfinu þurfa að vera bókaðir. Þá þarf að fara í innkaupakerfið og uppfæra viðeigandi vörumóttökur. Einnig þarf að gæta að ekki sé gerður reikningur eða ekki skráðar inn vörur á dagsetningu fyrir vörutalninguna þar sem það myndi skekkja birgðastöðu þess dags. Endurtalningar og leiðréttingar gæti þurft að framkvæma.

Uppgjör (bókun) talningarinnar eru ekki síður mikilvæg.  Eru allar tölur eðlilegar?  Er eitthvað um færslur með óeðlilegu magni?  Er mikið um óþekkt strikamerki? Hvernig meðhöndlum við sölu og innkaup sem áttu sér stað á meðan á talningu stóð?  Eru dagsetningar réttar?

Hefðbundin (handskráð) talning: Prentaður er talningalisti sem talið er eftir og hann fylltur út. Upplýsingar af þeim lista eru síðan slegnar inn í talningadagbók. Við handskráða vörutalningu er rétt að hafa eftirfarandi í huga:

·         Best er að stofna talningu á þeim degi þegar talningin er framkvæmd.

·         Gott er að stofna litlar talningadagbækur, t.d. taka fyrir einn vöruflokk eða ákveðinn hluta af lagernum í einu og telja hann.

·         Best er að stofna talningadagbók og framkvæma strax talningu.  Síðan má bíða með að skrá talninguna inn og uppfæra talningadagbókina.

·         Ef sala eða innkaup eiga sér stað meðan á talningu stendur þarf að taka tillit til þess við talninguna.

·         Hægt er að skrá inn dagsetningu við talningu.

Talning með handtölvum: Samskipti við handtölvur eiga sér stað í Sölureikningar > Handtölvur > Strikamerki. Vöruskráin er fyrst flutt í handtölvurnar og síðan er talið á tölvunum. Eftir að vörutalningin hefur átt sér stað þá er skráin lesin inn frá handtölvunni og til verður talningadagbók sem þarf að uppfæra. Í dk er notast við lausnir frá Memor og Strikamerkjum.

Talning með Excel: Gott er að nota Excel til að hjálpa til við talninguna. Undirbúningur að því er enginn annar en að ræsa Excel og vera með tómt Excel skjal opið. Þá eru strikamerkin/vörunúmer lesin inn í fremsta dálk (A), talningin slegin inn í næsta dálk (B) og dagsetning talningar í þann þriðja (C). Að talningu lokinni er Excel skráin (.csv) lesin inn í talninguna. Þannig eru allar talningadagbækurnar lesnar inn í vörutalninguna áður en haldið er áfram.

Talningarbók

Til að stofna talningadagbók þarf að velja Birgðir > Birgðabreytingar > Talningar og [INS Ný]. Birgðabókin fær nú lýsingu og næst er valið [F5 Valmynd] og smella á Útbúa talningarbók. Hægt er að velja að lesa inn í talningarbókina t.d. einn vöruflokk. 

Nýtt launaár og staðgreiðsluforsendur