Bókunarskilgreiningar banka

Þessar leiðbeiningar snúa að bókunarskilgreiningum sem notaðar eru við innlestur á bankahreyfingum og kreditkortahreyfingum í dk. Þegar hreyfingar eru sóttar úr banka er hægt að setja upp reglur sem sjálfvirknivæða bókun færslna í bókhaldi.

Markmið bókunarskilgreininga er að einfalda vinnslu með því að láta kerfið sjálfkrafa greina færslur út frá ákveðnum skilyrðum (t.d. lýsingu, texta eða kennitölu) og bóka þær á réttan aðila eða bókhaldslykil. Þetta sparar tíma, minnkar líkur á villum og tryggir samræmi í bókhaldi.

Leiðbeiningarnar hér að neðan útskýra hvernig slíkar reglur eru settar upp og notaðar í daglegri vinnslu.

Skilyrði fyrir reglu

Hægt er að búa til reglu með því að varpa frá einu af eftirfarandi:

1. Textalykli
2. Lýsingartexta
3. Tilvísun (oftast kennitala)
4. Seðilnúmeri

Mikilvægt

• Almennt er notað eitt skilyrði fyrir hverja reglu
• Ekki er mælt með að blanda saman mörgum skilyrðum í sömu reglu
  

Skilyrði og reglur

• Ef textalykill er valinn sem skilyrði er best að vera ekki með önnur skilyrði valin.
• Sama á við ef lýsingartexti eða tilvísun eru notuð sem regla – þá er almennt betra að nota ekki textalykla.
• Ef seðilnúmer er notað þarf að slá það inn.

Val á bókun

Í hægri hluta þarf að:

1. Velja tegund:
   • Fjárhagur
   • Skuldunautar
   • Lánardrottnar
2. Velja síðan:
   • Kennitölu eða
   • Bókhaldslykil sem á að bóka á

„Varpa í reikning“

• Þegar smellt er á „varpa í reikning“ birtist listi yfir:
  • skuldunauta
  • lánardrottna
  • bókhaldslykla
• Ef valin er tegund skuldunautar/lánardrottnar sem er safnlykill:
  • birtist bókhaldslykillinn í gráa reitnum „varpa í bókhaldslykil“

Formerki upphæðar

• Ef valið er:
  • „jákvætt“ → innborganir eru skoðaðar
  • „neikvætt“ → úttektir eru skoðaðar

Dæmi

Ef reglan er:

• Varpa frá lýsingartexta
• OG varpa frá formerki (jákvætt)

Þá:

• þegar Jórunn greiðir inn á bankann
• fer færslan á skuldunaut Jórunn

Klára regluna

• Þegar bókunarskilgreining er tilbúin:
  • ýta á F12
  • línan verður blá og fær númer
• Ef deildir eru notaðar:
  • muna að skrá deild

Skýring á dæminu á mynd

• Valinn er reiturinn „lýsing“
  → nafn greiðanda/móttakanda stýrir reglunni
• Textalykill og tilvísun voru fjarlægð
• Greiðslan á að bókast á skuldunaut

      Þýðir:

• Allar færslur með textanum
  „Jórunn Kristín Fjeldsted“
  bókast á skuldunaut Jórunn
• Texti í fjárhagsfærslu kemur frá:
  • lýsingartexta, nema
  • eitthvað sé sérstaklega skráð í „varpa í texta“