Leiðbeiningarnar skiptast í tvennt eftir Móttökustað:

1. Móttökustaður: Lánardrottnakerfi - Reikningar eru bókaðir beint inn á Lánardrottna.
   – Nota sjálfgefna bókunarskilgreiningu frá lánardrottni.
   – Búa til bókunarskilgreiningu.

2. Móttökustaður: Innkaupakerfi - Reikningar fara inn í Vörumóttöku.
   – Tengja bókun við kostnaðartegund.
   – Tengja vörunúmer birgis við vörunúmer fyrirtækisins – notað þegar á að halda utan um birgðastöðu.

2) Stofna bókunarskilgreiningu (sérreglu)

Þessi leið er notuð þegar þú þarft meiri aðgreiningu en sjálfgefna leiðin býður upp á.

            

            

Í Leitargildi geturðu skilgreint hvaða reikningar/línur eiga að falla undir regluna, t.d.:

• Tilvísun reiknings

• Tilvísun reikningslínu

Þetta er sérstaklega gagnlegt ef þú færð svipaða/eins reikninga, en vilt bóka þá á ólíka bókhaldslykla, t.d.:

• eftir deildum

• eftir verkefnum

• eftir viðfangsefnum
  … eða annarri innri skiptingu.

            

Þegar leitar­gildi eru komin, skilgreinirðu síðan hvernig á að bóka:

1. Settu inn Nýjan bókhaldslykil (þar sem bóka á viðkomandi reikning/línur).

2. Ef þarf geturðu látið regluna einnig stjórna því hvort kerfið:

   • setji nýja lýsingu

   • setji nýja tilvísun

   • tengi við verkefni

   • tengi við viðfangsefni

Með þessu getur sérreglan bæði stýrt bókunarlykli og (ef óskað er) uppfært viðeigandi upplýsingar á bókuninni.

2) Móttökustaður = Innkaupakerfi (reikningur fer í vörumóttökuna)

Þegar Móttökustaður er Innkaupakerfi eru aðrir möguleikar í boði:

1) Tengja bókun við kostnaðartegund.

Farið í Innkaup > Uppsetning > Kostnaðartegundir og veljið INS (Ný) til að stofna nýja kostnaðartegund.

            

Þegar kostnaðartegundin hefur verið stofnuð er hægt að búa til bókunarskilgreiningu og velja Móttökustað: Innkaupakerfi. Þá opnast möguleiki á að fylla út dálkinn Ný kostnaðartegund og tengja bókunarskilgreininguna við kostnaðartegundina sem var verið að stofna.

            

2) Tengja vörunúmer birgis (fyrir Innkaupakerfi / vörumóttöku)

Þessi aðgerð er notuð þegar Móttökustaður er Innkaupakerfi og reikningslína inniheldur vörunúmer birgis sem þarf að tengja við vörunúmer fyrirtækisins. Tengingin er nauðsynleg svo kerfið geti stofnað reikninginn sem vörumóttöku.

Skref 1 – Óstaðfestir rafrænir reikningar.

1. Farðu í Óstaðfestir rafrænir reikningar.

2. Finndu reikninginn og hægri-smelltu á viðeigandi reikningslínu/vörulínu.

3. Veldu Tengja vörunúmer birgis.
   

            

Skref 2 – Velja rétta vöru (Birgjar vöru)

1. Glugginn Birgjar vöru opnast.

2. Farðu í dálkinn Vörunúmer (vörunúmer fyrirtækisins).

3. Smelltu á … (punktana 3) við hliðina á Vörunúmeri.

4. Veldu rétta vöru úr vörulistanum (vörunúmer fyrirtækisins).