Helstu orsakir tvíbókana

Það getur komið upp að bankahreyfingar tvíbókist í kerfinu. Helstu orsakir þess eru tvær:

1. Hreyfingar sóttar í gegnum Bankareikninga

Ef bankahreyfingar eru sóttar í gegnum eininguna Bankareikningar, þá er ekkert sem kemur í veg fyrir að sama tímabil sé bókað oftar en einu sinni.

Því er mikilvægt að:

• fara fyrst í bankahreyfingar
• skoða fyrir hvaða tímabil hefur þegar verið sótt
• og tryggja að sama tímabil sé ekki sótt aftur

Ef þessi leið er notuð þarf notandi sjálfur að passa upp á þetta.

Mælt er með: Sækja hreyfingar í gegnum dagbók

Betra er að nota leiðina að sækja bankahreyfingar í gegnum dagbók, sem er nýrri og öruggari útfærsla.

Í dagbókarleiðinni:

• birtir kerfið allar færslur fyrir valið tímabil
• merkir þær færslur sem þegar eru komnar inn í kerfið (oft sýndar rauðar)
• og þegar dagbók er stofnuð eru aðeins þær færslur teknar inn sem hafa ekki verið bókaðar áður

Þetta dregur verulega úr hættu á tvíbókunum og gerir mögulegt að sækja gögn aftur í tímann án þess að tvíbóka.

2. Breytingar á dagsetningum vegna reikningsvinnslu banka

Ástæðan er sú að bankar skrá færslur fyrst með greiðsludagsetningu (viðskiptadag) þegar þær myndast. Þessar færslur berast þá inn í bókhaldskerfið með þeirri dagsetningu.

Eftir helgi keyra bankar hins vegar sína reikningsvinnslu, þar sem færslur eru yfirfarnar og fá endanlega bókunardagsetningu. Sú dagsetning getur verið önnur en sú sem færslan hafði um helgina.

Ef bankahreyfingar eru síðan sóttar aftur fyrir sama tímabil eftir þessa vinnslu, getur sama færsla bókast aftur, nú með breyttri dagsetningu. Þar sem dagsetningin er hluti af auðkenningu færslunnar, lítur kerfið á hana sem nýja færslu og hún er því skráð aftur, sem veldur tvíbókun.

Af hverju kerfið greinir þetta ekki sjálfkrafa?

Bankar senda ekki einstakt auðkenni með færslum. Því þarf bókhaldskerfið að bera saman færslur út frá eftirfarandi þáttum:

• færslunúmeri
• kennitölu
• upphæð
• greiðsludagsetningu

Ef greiðsludagsetning breytist, getur kerfið ekki þekkt að um sömu færslu sé að ræða.

Ráðleggingar

• Forðast að sækja bankahreyfingar um helgar
• Bíða með innlestur þar til þriðjudag eða miðvikudag
• Fylgjast sérstaklega vel með færslum sem eru sóttar í kringum helgar